Projectthermometer

Vraag

Ja/Nee

Zijn alle 7 rollen in het projectmanagementteam toegewezen en geaccepteerd?

Hebben de leden van de stuurgroep voldoende autoriteit, beschikbaarheid en draagvlak om het project te besturen?

Zijn alle belangen en belanghebbenden voldoende vertegenwoordigd in/door de stuurgroep?

Zijn voor alle cruciale rollen in het project rolbeschrijvingen opgesteld en geaccepteerd?

Zijn de leerpunten uit voorgaande vergelijkbare projecten erkend, toegepast en vastgelegd in een leerpuntenlogboek?

Indien er geen vergelijkbare projecten binnen de organisatie hebben plaatsgevonden, is er dan specifiek gezocht naar leerpunten buiten de organisatie?

Is er een projectvoorstel opgesteld?

Is er een initiële business case op hoofdpunten?

Zijn de belangrijkste risico’s geformuleerd en opgenomen in de business case?

Is er een scoping-sessie gehouden met de gebruikers en andere belanghebbenden en is de projectproductbeschrijving opgesteld?

Zijn de kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria eenduidig bepaald?

Zijn de projecttoleranties voor tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico’s vastgesteld?

Zijn er verschillende wijzen van realisatie overwogen en is hierin een bewuste keuze gemaakt?

Zijn de interfaces met andere projecten helder beschreven?

Is er een plan voor de initiatiefase opgesteld?

Vraag

Ja/Nee

Zijn het projectvoorstel en het initiatiefaseplan goedgekeurd door de stuurgroep?

Heeft de stuurgroep de start van de initiatiefase geautoriseerd en de benodigde mensen en middelen toegewezen?

Heeft de stuurgroep de betrokken organisaties geïnformeerd?

Vraag

Ja/Nee

Is de risicomanagementaanpak gedefinieerd en gedocumenteerd?

Is het risicoregister ingericht en ingevuld?

Is de wijzigingsmanagementaanpak gedefinieerd en gedocumenteerd?

Zijn de afspraken over de wijzigingsprocedure eenduidig vastgelegd?

Is er een wijzigingsautoriteit benoemd en een wijzigingsbudget vastgesteld?

Is het issueregister opgezet en ingevuld?

Is de kwaliteitsmanagementaanpak gedefinieerd en gedocumenteerd?

Is het kwaliteitsregister ingericht en ingevuld?

Is de communicatiemanagementaanpak gedefinieerd en gedocumenteerd?

Is de projectbeheersing vastgesteld en ingericht?

Zijn de diverse rapportages aan de stuurgroep vastgelegd?

Is er een eenduidige escalatieprocedure vastgesteld?

Is er een projectplan opgesteld en is deze SMART geformuleerd?

Is de projectproductbeschrijving geactualiseerd?

Is er een productdecompositiestructuur opgesteld?

Zijn er mijlpalen en beslispunten vastgelegd?

Zijn de belangrijkste op te leveren producten in de diverse fasen gedefinieerd?

Is er een compleet en eenduidig programma van eisen opgesteld? Zijn productbeschrijvingen opgesteld voor de belangrijkste producten?

Zijn projecttoleranties voor tijd, kosten, scope en kwaliteit aangescherpt?

Is het projectmanagementteam aangepast aan de uitvoeringsfase en zijn zo nodig nieuwe rolbeschrijvingen opgesteld en geaccepteerd?

Is een gedetailleerde business case opgesteld?

Heeft de seniorgebruiker de benefits geïdentificeerd en gekwantificeerd en neemt de seniorgebruiker ook de verantwoordelijkheid om aan te tonen dat de geprognosticeerde benefits worden gerealiseerd?

Zijn de benefits ook financieel gekwantificeerd en is ook vastgesteld hoe en door wie de (financiële) benefits zullen worden gerealiseerd?

Zijn mogelijke negatieve benefits opgenomen in de business case en zijn ook verantwoordelijke personen toegewezen om deze te beheersen?

Zijn risico’s geïdentificeerd en geëvalueerd en zijn tegenmaatregelen vastgesteld en zijn deze vastgelegd in het risicoregister?

Zijn risico-eigenaren benoemd en is vastgesteld hoe de risico’s zullen worden bewaakt?

Zijn de risicotoleranties vastgesteld?

Is er voor het afhandelen van risico’s een risicobudget opgenomen?

Zijn de belangrijkste project- en business risico’s opgenomen in de business case?

Is er een benefitsmanagementaanpak opgesteld?

Is er een projectdossier ingericht (elektronisch en fysiek)?

Is de projectinitiatiedocumentatie samengesteld?

Is er een faseplan opgesteld voor de eerste uitvoeringsfase?

Zijn toleranties voor de eerste uitvoeringsfase vastgesteld en overeengekomen?

Zijn de kwaliteitsbeoordelingen voor de eerste uitvoeringsfase gepland en opgenomen in het kwaliteitsregister?

Is het fase-eindrapport voor de initiatiefase opgesteld?

Is er regelmatig overleg geweest tussen de projectmanager en de leden van de stuurgroep en andere belanghebbenden gedurende de initiatiefase?

Is er draagvlak en ‘commitment’ voor het project en voor de op te leveren producten bij de gebruikers en andere belanghebbenden?

Is projectborging betrokken bij het opstellen van de projectinitiatiedocumentatie en heeft ze die geaccordeerd?

Zijn de projectmanagementprocessen en -procedures toegesneden op het project en de projectomgeving?

Vraag

Ja/ Nee

Is de projectinitiatiedocumentatie goedgekeurd door de stuurgroep?

Is bevestigd dat leerpunten uit voorgaande projecten zijn verwerkt?

Zijn de verschillende aanpakken beoordeeld en goedgekeurd?

Is vastgesteld hoe de opvolging en de effectiviteit van de verschillende aanpakken gedurende de uitvoering van het project zullen worden beoordeeld?

Is zeker gesteld dat de beheersinstrumenten adequaat zijn voor het project?

Is de wijze waarop de verschillende belanghebbenden bij het project worden betrokken beoordeeld en geaccordeerd?

Is bevestigd dat de risico’s zijn beoordeeld en dat relevante acties zijn gepland?

Is de haalbaarheid van het projectplan bevestigd en goedgekeurd?

Zijn de mijlpalen, beslispunten en rapportages beoordeeld en geaccordeerd?

Zijn de opgenomen toleranties beoordeeld en geaccordeerd?

Zijn alle rollen van en door het projectmanagementteam bevestigd?

Is de consistentie van de diverse thema’s beoordeeld en goedgekeurd?

Is de levensvatbaarheid van de business case beoordeeld en bevestigd?

Is de benefitsmanagementaanpak beoordeeld en bevestigd?

Is het benodigde budget voor de uitvoering van het project geaccordeerd?

Is de financiering voor het project veiliggesteld?

Is het faseplan voor de eerste uitvoeringsfase beoordeeld en goedgekeurd?

Is de benodigde inzet van mensen en middelen voor de eerste uitvoeringsfase vrijgegeven?

Is het fase-eindrapport voor de initiatiefase geaccordeerd?

Zijn de leden van de stuurgroep ook daadwerkelijk eigenaar van het project?

Heeft de stuurgroep het lijn- en programmamanagement en andere belanghebbenden ingelicht dat het project geautoriseerd is?

Vraag

Ja/ Nee

Is er een kick-off gehouden?

Worden werkpakketten opgesteld en geautoriseerd?

Zijn alle werkpakketten overeengekomen met de teammanagers?

Zijn de plannen gemaakt op een zodanig detailniveau dat werk gedelegeerd en gecontroleerd kan worden?

Is elke medewerker op de hoogte van de voor hem van toepassing zijnde procedures, standaards en werkinstructies?

Worden regelmatig checkpointrapporten opgesteld en/of voortgangsvergaderingen gehouden met de teammanagers en zijn deze effectief?

Zijn de intervallen van de rapportages afgestemd op de doorlooptijden van de op te leveren producten en kan op basis van deze rapportages effectief worden bijgestuurd op de voortgang van het werk?

Wordt de status van het werk regelmatig bijgewerkt in het faseplan?

Wordt een dagelijks logboek bijgehouden?

Is er een wijzigingsprocedure en werkt deze effectief?

Worden (aanvullende) eisen van de gebruikers onder verantwoordelijkheid van de seniorgebruiker tijdig, eenduidig en voldoende specifiek aangeleverd?

Worden afwijkingen van specificaties vastgelegd volgens een vastgestelde procedure en werkt deze procedure effectief?

Is er een eenduidige wijzigingsautoriteit?

Wordt het issueregister onderhouden/aangepast?

Zijn er issuerapporten voor alle formeel behandelde issues?

Worden er geen ongeautoriseerde wijzigingen doorgevoerd?

Vindt er geen scope-creep plaats?

Worden bij goedgekeurde wijzigingen ook de bijbehorende productbeschrijvingen aangepast?

Ligt de status van alle producten en documenten vast en zijn alle belanghebbenden hiervan op de hoogte?

Wordt er altijd met de juiste documenten en producten in het project gewerkt?

Kunnen onzekerheden vrijelijk worden bediscussieerd?

Wordt bij de beoordeling van het werk proactief geanticipeerd op onzekerheden?

Worden nieuwe risico’s ook in het risicoregister vastgelegd en geanalyseerd?

Worden risico-eigenaren benoemd voor nieuwe risico’s?

Worden de risico’s regelmatig beoordeeld en risicomaatregelen afgesproken?

Wordt regelmatig de effectiviteit van het risicomanagement getoetst?

Worden gerealiseerde producten getoetst aan de hand van de productbeschrijvingen?

Worden bij de kwaliteitsreviews zowel de gebruikers als leveranciers betrokken?

Wordt hek onderhouden/aangepast?

Worden de opgeleverde producten formeel overgedragen aan en geaccepteerd door de projectmanager voordat deze producten worden vrijgegeven voor vervolgwerkzaamheden/gebruik?

Wordt de voortgang regelmatig getoetst tegen de overeengekomen toleranties?

Zijn de benodigde mensen en middelen beschikbaar en borgt de seniorleverancier deze inzet ook?

Worden corrigerende maatregelen vastgelegd, geïmplementeerd en opgevolgd?

Is er een effectieve afstemming met de projectborging?

Wordt het leerpuntenlogboek geactualiseerd met eventuele nieuwe leerpunten?

Wordt de business case regelmatig gecontroleerd op levensvatbaarheid?

Worden de hoofdpuntenrapportages opgesteld conform de overeengekomen frequentie en het overeengekomen formaat?

Wordt tijdig en adequaat geëscaleerd naar de stuurgroep als de toleranties dreigen te worden overschreden?

Zijn er afwijkingsrapporten voor alle aangemelde afwijkingen aan de stuurgroep?

Vraag

Ja/ Nee

Bevatten de werkpakketten en productbeschrijvingen voldoende informatie, inclusief kruisverwijzingen, zodat de teammanager de producten adequaat kan produceren?

Is er een teamplan gemaakt dat aantoont dat het werkpakket uitgevoerd kan worden binnen de overeengekomen toleranties?

Is het teamplan geactualiseerd op basis van de actuele status en een aangepaste verwachting?

Is de voortgang (actueel versus budget) gecontroleerd tegen de overeengekomen toleranties?

Indien verwacht werd dat toleranties werden overschreden, is er geëscaleerd naar de projectmanager?

Zijn de checkpointrapporten opgeleverd conform de overeengekomen frequentie en het overeengekomen formaat?

Heeft de teammanager de projectmanager op de hoogte gebracht van alle issues en risico’s?

Zijn er goedkeuringsbestanden/-documenten van ieder opgeleverd product?

Heeft de teammanager projectsupport geïnformeerd over de noodzakelijke updates van het kwaliteitsregister?

Heeft de teammanager de projectmanager geïnformeerd dat alle producten van het werkpakket zijn opgeleverd?

Vraag

Ja/ Nee

Werkt de stuurgroep in de praktijk naar behoren?

Is er een afzonderlijke projectbeoordeling ingesteld, zowel van de zijde van de klant als van de zijde van de leverancier en werken deze naar behoren?

Vindt er een goede afstemming plaats tussen de seniorgebruiker en de verschillende gebruikers?

Reageert de stuurgroep adequaat op de verzoeken van de projectmanager?

Neemt de stuurgroep tijdige en adequate beslissingen ten aanzien van issues?

Informeert de stuurgroep de projectmanager tijdig over externe invloeden?

Houdt de stuurgroep focus op de zakelijke rechtvaardiging van het project?

Geeft de stuurgroep, indien nodig, richting en advies aan de projectmanager indien nodig?

Blijft de stuurgroep geïnformeerd en betrokken bij het project?

Reageert de stuurgroep alert op dreigende overschrijdingen van toleranties?

Informeert de stuurgroep de belanghebbenden over de status en de voortgang van het project conform de opgestelde communicatiemanagementaanpak?

 Vraag

Ja/ Nee

Is er een productstatusoverzicht (indien relevant) gemaakt om de status te controleren van de op te leveren producten in de fase?

Zijn alle geplande producten ook daadwerkelijk opgeleverd?

Zijn de productbeschrijvingen voor de te realiseren producten opgesteld?

Is het leerpuntenlogboek beoordeeld en geactualiseerd?

Zijn het issue- en risicoregister beoordeeld en geactualiseerd?

Is er een risicoanalyse gehouden en zijn risicomaatregelen overeengekomen?

Zijn de aanpakken beoordeeld en zo nodig geactualiseerd?

Zijn de beheersinstrumenten beoordeeld en zo nodig geactualiseerd?

Zijn toleranties voor de volgende fase geactualiseerd en overeengekomen?

Is het projectmanagementteam aangepast en zijn zo nodig nieuwe rolbeschrijvingen opgesteld en geaccepteerd?

Is het faseplan voor de volgende fase opgesteld?

Is een afwijkingsplan opgesteld op verzoek van de stuurgroep?

Zijn kwaliteitsbeoordelingen gepland en opgenomen in het kwaliteitsregister?

Is het projectplan beoordeeld en zo nodig aangepast?

Is de business case beoordeeld en zo nodig aangepast?

Is de benefitsmanagementaanpak beoordeeld en zo nodig aangepast?

Is het fase-eindrapport voor de afgelopen fase opgesteld?

Wordt er een verantwoording gegeven over de afgelopen fase?

Indien noodzakelijk, is er een leerpuntenrapport opgesteld?

Bij gefaseerde oplevering: zijn er aanbevelingen voor vervolgacties opgesteld?

 Vraag

Ja/ Nee

Wordt elke fase voorafgegaan door een formele ‘go’ van de stuurgroep?

Heeft de stuurgroep de opgeleverde producten goedgekeurd?

Heeft de stuurgroep de algehele voortgang en levensvatbaarheid van het project beoordeeld en geaccordeerd op basis van het fase-eindrapport?

Is het projectplan nog valide op basis van de overeengekomen projecttoleranties?

Is de business Case nog steeds gewenst, haalbaar en valide?

Zijn de belangrijkste risico’s nog acceptabel en zijn maatregelen gepland?

Heeft de stuurgroep de al gerealiseerde benefits beoordeeld en bevestigd?

Is een eventuele aanpassing van de benefitsmanagementaanpak beoordeeld en bevestigd?

Heeft de stuurgroep de projectmanager over de afgesloten fasen decharge gegeven op basis van het fase-eindrapport?

Heeft de stuurgroep een eventuele aanpassing van de PID goedgekeurd?

Is bevestigd dat leerpunten uit voorgaande fase zijn verwerkt?

Is de effectiviteit van de verschillende managementaanpakken en beheersinstrumenten beoordeeld en goedgekeurd?

Heeft de stuurgroep het fase- of afwijkingsplan beoordeeld en goedgekeurd?

Zijn de eventuele aanpassingen van de toleranties beoordeeld en bevestigd?

Is een eventuele aanpassing in het projectmanagementteam bevestigd?

Is de benodigde inzet voor mensen en middelen vrijgegeven?

Heeft de stuurgroep het lijn- en programmamanagement en andere belanghebbenden ingelicht dat het fase- of afwijkingsplan is geautoriseerd?

 Vraag

Ja/ Nee

Zijn alle producten compleet en goedgekeurd?

Is een productstatusoverzicht gemaakt om de status te controleren?

Is het projectplan geactualiseerd?

Zijn alle openstaande issues en risico’s vastgelegd in aanbevelingen voor vervolgacties en gereed ter goedkeuring aan de stuurgroep?

In geval van voortijdige afsluiting: zijn de benodigde middelen voor het herstellen of afronden van producten goedgekeurd door de stuurgroep?

Is zeker gesteld dat beheer en onderhoud voor de op te leveren producten is ingericht?

Zijn de op te leveren producten formeel geaccepteerd door de gebruikersorganisatie en door de beheerorganisatie?

Heeft de overdracht van de op te leveren producten formeel plaatsgevonden?

Is de business case geactualiseerd?

Is de benefitsmanagementaanpak geactualiseerd?

Zijn de kwaliteitsverwachtingen van de klant, die niet bij oplevering kunnen worden getoetst, opgenomen in de benefitsmanagementaanpak?

Is er een eindevaluatie gehouden met alle relevante betrokken partijen?

Is het leerpuntenlogboek beoordeeld en is het leerpuntenrapport opgesteld?

Zijn de betreffende nacalculaties opgesteld en overgedragen?

Is een projecteindrapport opgesteld en aan de stuurgroep aangeboden?

Is in het projecteindrapport duidelijk de actuele status versus de geplande voortgang beschreven?

Is in het projecteindrapport een goede verantwoording opgenomen over het verloop van het project?

Zijn alle registers en logboeken afgesloten?

Is de projectdocumentatie opgeschoond, afgesloten en overgedragen?

Zijn alle specialistendocumenten geactualiseerd en overgedragen?

Is er een concept-aankondiging projectafsluiting opgesteld?

Zijn de in gebruik zijnde productiemiddelen en faciliteiten tijdig afgemeld?

Is aangegeven tot wanneer er nog kosten op het project kunnen worden geboekt?

Is een financiële afsluiting voor het project opgesteld en zijn alle projectverplichtingen afgesloten of overgedragen?

Is de projectorganisatie ontbonden en heeft er een goede afsluiting van het project plaatsgevonden?

Zijn alle projectmedewerkers weer goed opgenomen in de eigen organisatie of ingezet in een volgend project?

 Vraag

Ja/ Nee

Heeft de stuurgroep de overdracht en acceptatie bevestigd?

Heeft de stuurgroep de aankondiging van afsluiting formeel uitgevaardigd?

Is zeker gesteld dat alle aanbevelingen voor vervolgacties correct zijn opgenomen en overgedragen?

Heeft de stuurgroep het leerpuntenrapport beoordeeld en vastgesteld wie deze moet ontvangen en implementeren?

Heeft de stuurgroep de geactualiseerde business case goedgekeurd en overgedragen aan het lijn- en programmamanagement?

Heeft de stuurgroep de geactualiseerde benefitsmanagementaanpak goedgekeurd

en overgedragen aan het lijn- en programmamanagement?

Heeft de stuurgroep het projecteindrapport goedgekeurd?

Heeft de stuurgroep de projectmanager decharge verleend op basis van het projecteindrapport?

Is het projecteindrapport verspreid aan alle betrokken belanghebbenden conform de communicatiemanagementaanpak?